Ako môžete pomôcť kandidátovi, aby sa cítil na pohovore s vami príjemne (a prečo by vám na tom malo záležať)

Lektori aj terapeuti to vedia, mnohí rodičia aj manažéri tiež. Na dobrý rozhovor, ktorý vedie ku otvorenému dialógu,  treba vytvoriť bezpečné prostredie. Keď prichádza kandidát na pracovný pohovor, nesie so sebou očakávania a emočné filtre, častokrát aj nervozitu, trému, strach, ale aj túžbu presvedčiť, odhodlanie uspieť.

Akonáhle sa človek necíti v bezpečí, začne sa sústrediť na to, ako pôsobí, nie na vás a na to, čo mu hovoríte. Zároveň sa snaží vyjsť z pohovoru čo najlepšie, občas aj na úkor autentickosti, takže si nedovolí a nemusia sa prejaviť jeho skutočné vlastnosti. V prípade, že sa pre daného kandidáta rozhodnete a jeho persona prejavená na pohovore by bola iná ako reálna osobnosť, môžu nastať neskôr problémy. 

Miesto pohovoru 

S účastníkmi školenia školenia „Profesionálne vedenie pracovného pohovoru“ sa spravidla zhodneme na tom, že naše interné vnímanie priestorov, v ktorých sa nachádzame každý deň môže byť menej všímavé ako vnímanie kandidáta, ktorý príde do našej spoločnosti prvýkrát a citlivo vníma každý detail. Nikdy nie je na škodu si pred pohovorom overiť, či je plánovaná zasadačka naozaj pripravená na prijatie hosťa. Je vyvetraná? Neváľajú sa tam prázdné poháre od kávy? Ak je tam tabuľa, nie je počmáraná internými informáciami z predošlého meetingu? 

Pokiaľ sú dvere alebo aj steny na zasadačke čiastočne presklené, ponúknite kandidátovi miesto chrbtom ku presklenému priestoru. Mihajúce sa nohy a hlavy prechádzajúcich kolegov pôsobia dosť rušivo. Zároveň, ak budete ku čelom ku dverám sedieť vy, môžete efektívnejšie zastaviť osobu, ktorá by vám chcela do zasadačky vtrhnúť. 

Viesť pracovný pohovor v priestoroch kancelárie, kde bežne pracujete, môže pôsobiť zvláštne, ak na tento účel nemáte v kancelárii vyhradený špeciálny stolík s dvoma kreslami. Sedieť bok po boku alebo cez roh pracovného stola zaprataného vašou bežnou agendou pocit dôvery nevyvoláva. Ak už z nejakého dôvodu takto pohovor robiť musíte, určite upratajte aspoň všetky bloky, papiere, tlačivá a nenechávajte na stole žiadne dôverné dokumenty.

Nikdy nezabudnem na pohovor, kde ma personalistka nechala sedieť z druhej strany stola, na ktorom boli porozkladané exekkučné príkazy, PN-ky, výpovede a pracovné zmluvy zamestnancov. Nuž, ani GDPR nie je všemocné a nie každá organizácia ho implementovala tak, ako sa patrí. Avšak predstava, že aj moje dokumenty sa vo firme len tak váľajú ma odradila od diskusie o pracovnom mieste ešte skôr, než začal náš rozhovor. Bohvie, kde všade sa váľal môj žiotopis.

Pohovor mimo kancelárie

Apropó, kaviarne. Z mojej skúsenosti mimoriadne nevhodný priestor na pohovor. O dôvernosti sa nedá hovoriť vôbec, k tomu hučanie kávovaru, prípadne aj eskalátorov, pípanie kasy, klopkanie podpätkov, výrazné parfémy iných hostí, džavotanie od stolov, to všetko vytvára veľmi nepríjemné miesto na profesionálny rozhovor. Proti gustu žiaden dišputát, ja sa do kaviarní budem aj naďalej chodiť poflakovať s dobrou knihou či kamarátkou. 

Korona opatrenia roku 2020 mnohé firmy priviedli ku digitalizácii a online formám stretnutí. Je to špecifický formát komunikácie a stojí za to mu venovať samostatný článok. Zatiaľ len toľko – nevrtieť sa, neklepkať prstami po stole, artikulovať zrozumiteľne, hlbší hlas, pomalšie tempo. A úsmev prosím! 

Príprava a úvod

Mimochodom, na školení sme si nacvičovali okrem iného aj úvod pohovoru. Všetci účastníci sa pri hodnotení svojich výkonov zhodli na tom, že tie “pohovory”, ktoré obsahovali slová ako “vitajte, ďakujem, teší ma, prosím” pôsobili príjemne, srdečne a úprimne. V srdečnej atmosfére sa kandidát skôr uvoľní a bude naklonený úprimnejšiemu rozhovoru. Ak aj kandidát neuspeje a pracovnú ponuku nezíska, dobrý pocit zo stretnutia mu ostane, o svojej skúsenosti povie aj ďalším a ktovie, možno sa v budúcnosti vaše pracovné cesty opäť stretnú.

Takže ako?

„Vitajte, môžem vám ponúknuť vodičkuuuu? Nech sa páči, sadkajte si. Akú ste mali cestu? Našli ste miesto na parkovanie? Super. Hihi, tak začneme. dobreee? Povedzte mi niečo o sebe.“

Stop.

“Dobrý deň, ďakujem, že ste prišli. Teší ma, že vás spoznávam. Ja som Martina a som riaditeľkou pre vzdelávanie zamestnancov. Pracujem tu tri roky a mám na starosti školenia pre manažérov a vstupné zaškoľovanie pre nových zamestnancov. Predtým som pôsobila v oblasti náboru v rôznych európskych krajinách. Vidím, že aj vy ste pôsobili v zahraničí, ako sa vám páčilo vo Švajčiarsku?”

Go! 

Cieľom tohto úvodu je nájsť – pokiaľ existuje –  relevantný bod, ktorý kandidátovi ukáže, že ho vnímate ako partnera, že rozumiete jeho situácii a poznáte jeho prácu. Takéto otvorenie pohovoru vyžaduje prípravu (s kým sa idem stretnúť, čo môže byť tým mostíkom ku otvoreniu pohovoru?) a schopnosť nepodľahnúť rutine.  Samozrejme, ak taký relevenantný bod neexistuje, netreba to siliť. Vyskúšať môžete napríklad tento naratív, mne sa opakovane osvedčil, pretože dal kandidátovi čas sa položiť do procesu:

“Dobrý deň, ďakujem, že ste prišli. Teší ma, že vás spoznávam. Ja som Martina a som riaditeľkou pre vzdelávanie zamestnancov. Pracujem tu tri roky a mám na starosti školenia pre manažérov a vstupné zaškoľovanie pre nových zamestnancov. Dnes sme sa stretli, aby sme sa pozhovárali o pozícii špecialistu vzdelávania, ktorá je otvorená v mojom tíme. Na rozhovor máme hodinu, počas ktorej by som sa rada dozvedela viac o vašich skúsenostiach a očakávaniach. Tiež budem hovoriť o našich potrebách a očakávaniach. Budem rada, ak tento rozhovor bude vzájomným dialógom, takže pokojne sa ma pýtajte otázky v priebehu rozhovoru, nemusíte čakať s otázkami na koniec. Ak dovolíte, začnem prvou otázkou. Čím vás zaujalo toto konkrétne pracovné miesto?”

Prirodzená autorita

A tie zdrobneniny v príklade vyššie? Tak tie rozhodne nepodporujú autoritu toho, kto robí pohovor. Nevyvolajú dojem, že ste kompetentný urobiť profesionálny pohovor a rozhodnutie. Dospelí ľudia používajú dospelý jazyk. Kandidát nie je malé decko, ktorému treba šušlať lichôtky. Jeho dôveru neposilníme tým, že s ním budeme rozprávať ako s malým dieťaťom, ale tým, že sa správame profesionálne. A k tomu patrí profesionálny jazyk.

Môžete ponúknuť pohár vody, ale nie vodičku. Úsmev áno, ale nie chichúňanie. A oblečenie? Patrí k hre! Aj keď vo vašej firme panuje neformálny dress code, pri pohovore potrebujete byť oblečený či oblečená dôstojne. Áno, aj v lete. Kraťasy, tielka a šlapky do kancelárie naozaj nepatria a nepodporujú pocit, že kandidát hovorí s kompetentným človekom.

Dostatok času

Koľko pohovorov urobíte za deň? A ako dlho trvá jeden pohovor? Odpovede na tieto otázky sú dôležitejšie, ako sa môže zdať a majú obrovsky vplyv na to, ako dobre pohovor urobíte.

  • Príliš veľa pohovorov v jeden deň znamená znižujúcu sa pozornosť a zvyšujúcu sa chybovosť pri hodnotení.
  • Príliš krátke pohovory sú zbytočná formalita.
  • Pohovory na jednu pozíciu naplánované s týždňovým odstupom tiež nevedú ku správnemu hodnoteniu, ten rozptyl je príliš dlhý.

Optimálne je mať 4 pohovory v 3 po sebe idúce dni. Videli ste 12 ľudí a nikto nevyhovuje? Tak to asi došlo ku chybe pri stanovení výberových kritérií, alebo pri komunikácii kritérii vášmu personalistovi či agentúre, a celkom určite pri predvýbere uchádzačov. Riešením je mať vytvorený kompetenčný model, dohodnúť sa presne čo a ako sa bude hodnotiť. Ak ste špecialista náboru, pripravte si šablónu „must have“ otázok (interview brief) a vyspovedajte manžéra, koho presne hľadá ešte predtým, než začnete s predvýberom. A to nás vracia k otázke dostatku času na pohovore samotnom. 

Ak má hodina 60 minút, z ktorých strávime 5 minút úvodným prelamovaním ľadov a nadväzovania raportu, plus záverečných 10 minút si necháme ako rezervu pre otázky kandidáta, ostáva nám 45 minút na takzvané účinné otázky. Viete ich formulovať?  

Ak by kandidát odpovedal na jednu otázku 2 minúty a vy položíte minimálne 1 follow up otázku, na ktorú bude odpovedať zase 2 minúty v priemere, tak sme na 5 minútach/ otázka. Pripravte si pred pohovorom 9 účinných otázok logicky zoradených do tématických okruhov namiesto tých obohratých a k ničomu nevedúcich mantier o silných a slabých stránkach. Tie máte zistiť vy z odpovedí na kompetenčné otázky. 

Aktívne počúvanie

Zdá sa vám tento tip triviálny? Možno by sa tak javil aj mne, keby som nevidela až príliš často, aké ťažké je sústrediť sa na rozhovor s jednou osobu dlhšiu dobu, teda aspoň tých 40 – 60 minút. Hlavne pri pohovoroch vo dvojici či pri panelovom pohovore, prísediaca osoba občas neodolá, aby z času na čas neskontrolovala e-maily cez svoj telefón, alebo dokonca aby neodpísala na e-mail či sms-ku.

Ak sa namiesto rozhovoru venujete svojmu mobilu, kandidát na pohovore jednak stráca motiváciu brať váš rozhovor vážne (a ešte vás aj ohovorí pred známymi, aj ja mám tieto zážitky sprostredkované frustrovanými kandidátmi) a vy strácate možnosť spoznať ho. Zatiaľčo e-mail či sms-ka ostane vo vašom zariadení aj o hodinu, tú hodinu s kandidátom vám už nevráti nič. Prepasiete množstvo neverbálnych signálov a vlastne aj to, čo počujete ušami s najväčšou pravdepodobnosťou bude skreslené. 

Pomerne negatívne vnímajú kandidáti aj zapisovanie si poznámok do notebooku. Pre mnohých manažérov je to jednoduchšie ako písanie rukou, pretože multitasking skladajúci sa z počúvania, zapisovania, udržiavania očného kontaktu, pozorovania a formulovania nadväzujúcich otázok vyžaduje tréning. Ručné zapisovanie však vedie ku oveľa detailnejšiemu zapamätaniu si informácií aj emócie sprevádzajúcu rozhovor. Súvisí to nejak s neurónami, detaily si už nepamätám. Ale garantujem, že to funguje nad očakávania.

Veľmi príjemnou vsuvkou v západoeurópskych krajinách bývalo zdvorilostné vyžiadanie si povolenia na zápisky.

“Ak dovolíte, urobím si počas nášho rozhovoru pár poznámok. Ak to máte podobne, ech sa páči, máme pre vás k dispozícii pero a papier.” Malá zdvorilosť vás nič nestojí ale odlíši vás od mnohých iných spoločností, ktoré robievajú pohovory rutinne a mechanicky.

Partnerstvo 

Nič mi v práci nepomohlo – a nič neskrátilo čas na vyhľadanie a výber kandidáta – tak, ako možnosť úvodného rozhovoru s manažérom, mojim zákazníkom. Mala som pripravený štruktúrovaný dotazník (interview brief), pomocou ktorého som ho bezbolestne vyspovedala a dozvedela sa všetko, čo som potrebovala vedieť o osobnosti aj očakávaných kompetenciách, o tíme, cieľoch, hodnotení, no skrátka všetko. Dohodli sme si predpokladané termíny kedy dostane prvé životopisy, čo v prípade núdze, kedy mu vyhovujú pohovory a iné dôležité detaily. 

Čas, ktorý manažér investuje do rozhovorov s recruiterom sa mu vráti nielen v podobe kvalitného predvýberu a následnej úspory jeho vlastného času, ktorý by inak strávil na pohovoroch s nevhodnými kandidátmi, ale aj pri budúcej spolupráci na rovnakej či podobnej pozícii.

Veľmi pomáhalo aj systematické plánovanie jednotlivých krokov náborového projektu, teda kedy pošlem životopisy s mojimi poznámkami z prvého kola pohovoru a kedy ich spoločne zhodnotíme. A potom účasť aspoň na jednom – dvoch pohovoroch s manažérom, aby som sa lepšie napasovala na jeho manažérsky štýl. Ak ale nejaká nešťastná smernica nebránila užšej spolupráci, zúčastňovala som sa osobne každého pohovoru a facilitovala som ho. Kandidát mal kontinuitu, ja viac priestoru na pozorovnie a manažér podporu pre prípad, ak by mu došli účinné otázky. 

Viesť pracovný pohovor nie je práca, ale privilégium. Pristupujme k nemu s pokorou a profesionálne. Venujme čas príprave, trénujme svoje kompetencie formulovať otázky, pozorovacie schopnosti a komunikačný štýl. Chceme predsa, aby sme s kandidátom budovali vzťah založený na dôvere a vzájomnej otvorenosti. To je celé tajomstvo odpovede na otázku, ako vybrať správneho kandidáta.


Autor: Martina Javůrková. Vediem spoločnosť Dimensions Consulting Services s.r.o. a pracujem ako konzultantmentor a lektorka. Vašim nápadom pomôžem na svet. Ak váš biznis stráca tempo, tak ho postavíme opäť na nohy. Inšpiráciu a energiu čerpám vo vinohrade, kde sa prepája moja vášeň pre jednoduchý život, dobré víno, plynulé varenie a férový biznis. Vy môžete čerpať z mojich skúseností a vedomostí. Teším sa na našu spoluprácu. Kontaktujte ma!

Pridajte Komentár

Táto webová stránka používa Akismet na redukciu spamu. Získajte viac informácií o tom, ako sú vaše údaje z komentárov spracovávané.