Ako vybrať správneho zamestnanca

Klasická situácia. Obsadzujeme pracovnú pozíciu. Neskoro, ale predsa, prebehol príslušný schvaľovací proces, ktorý je vždy pomalší ako život a potreby tímu. Potom to ešte nejaký čas trvá, ale konečne nastane deň, keď sa stretáme zoči voči s kandidátmi na voľné pracovné miesto. 

Ak sme zodpovední, tak sme si na pohovory rezervovali viac-menej celý deň a stretneme sa so štyrmi, možno aj piatimi kandidátmi. Čo si budeme hovoriť, ak počas vyčerpávajúceho dňa nestretnee svojho Pána Pravého či Pani Pravú, tak na konci dňa pocítime frustráciu. 

Ako sa dá vyhnúť plytvaniu časom a následnej frustrácii? Pomohla by nám umelá inteligencia, ktorý by podľa nejakého algoritmu vyskladala požiadavky a urobila vyhodnotenie? Alebo to zvládneme aj my, ľudia?

Výber správneho zamestnanca s pomocou umelej inteligencie

V roku 2016 časopis publikoval článok o výskume, ktorý vykonal tím University of Toronto s dátami 300.000 zamestnancov. Výber sa týkal zamestnancov na pozície v call centre, kde je zvyčajne vysoká fluktuácia zamestnancov, a preto hodnotiacim kritériom úspechu výberu bolo, ako dlho vybraný zamestnanec vydrží v zamestnaní.

Ako zhrnul Michael Hoffman,  člen výskumného tímu a profesor na University of Toronto, problémom ľudí je, že sú príliš optimistickí, a vidia kandidátov pozitívnejšie, než v skutočnosti sú. Zároveň, algoritmus na rozdiel od človeka nediskriminuje. A možno áno, ale o tom bude iný článok.

Spoluautorka výskumu, profesorka z Harvard Business School Danielle Li, zdieľa názor, že algoritmus pri výbere kandidátov je presný aj pri výbere na sofistikovanejšie, vyššie pozície. Argumentuje, že hoci je prirodzené myslieť si, že z osobnej interakcie získame lepšie informácie, v skutočnosti ich získame skôr zo štatistických informácií z testov. 

Nie som síce profesorka z harvardskej biznis školy, ale mám to zažité inak. Niekoľkokrát som mala možnosť zúčastniť sa ako hodnotiteľ alebo viesť Assesment Center projektov (AC/DC) pre rôzne spoločnosti. Súčasťou väčších AC/ DC projektov boli aj psychologické testy, rozhovory so psychológmi a ich hodnotenie. Aký bol výsledok, keď sme si sadli všetci spolu? Dopracovali sme sa k úplne totožným výsledkom. Testy a psychologické rozhovory potvrdili presne to, čo sme ako hodnotitelia pozorovali, identifikovali a popísali z AC role plays a iných úloh. Tak ja neviem.

Podobní neznamená rovnako dobrí

Gillian B. White z magazínu The Atlantic vo svojom článku z roku 2015 upozornil na podstatný problém výberu zamestnancov pomocou umelej inteligencie. Pokiaľ by sme, zjednodušene povedané, odovzdali výber zamestnancov strojom, a to na základe dát ako výkonnosť a dĺžka zamestnania, tak by mohlo dôjsť k tomu, že všetci naši zamestnanci budú vysoko výkonní. Len vysoko výkonní. Boli by z podobných škôl, mali by podobné vzdelanie, podobné osobnosti aj názory. Jednoducho by sme stratili diverzitu a pestrosť. 

Dokonalé jedlo má vyváženú sladkú, slanú, horkú a kyslú chuť. Kytica na oslavu sa skladá z rôznych kvetov, ktoré harmonicky ladia. Prečo by sme sa o túto pestrosť mali oberať v tímoch?

Známy Darwinov výrok hovorí, že prežijú tí najprispôsobivejší. A čo je to tá prispôsobivosť? Z môjho pohľadu ide o pestrosť, variabilitu v správaní, voľbách, ktoré prispôsobujeme okolnostiam. Aj naše tímy budú posilnené pestrosťou osobností, zručností, vedomostí.

Ako vybrať správneho zamestnanca

Pre správny výber zamestnanca nemusíme hneď rozbiť firemnú pokladničku a kúpiť AI nástroj na výber zamestnancov. Stačí sa vyvarovať štyrom najbežnejším chybám pri výbere zamestnancov. Ktoré to sú? 

  • Nestanovili sme si správne výberové kritéria (popis práce vs. kompetencie)
  • Všetkým kritériám prisudzujeme rovnakú váhu (všetko je dôležité)
  • Nekládli sme relevantné otázky relevantným spôsobom (počet, formulácia)
  • Nenastavili sme správny hodnotiaci systém (udržateľný a jednotný)

Výberové kritéria

Požiadavky niektorých manažérov na výber zamestnancov sú občas svojou nereálnosťou podobné hľadaniu živého jednorožca.  Mimochodom, aj uchádzači o zamestnanie pri otázke „Ako si predstavujete svojho ideálneho šéfa?“, nešetria fantáziou a vydefinujú manažéra ako bytosť, ktorá je tak trochu ako Superman, trochu ako Santa Klaus, najlepší kamarát, starší brat a otec v jednom. 

Odpoveď na správne stanovenie výberových kritérií spočíva v slove kompetencie. Kompetencie sú súborom vedomostí, zručností a schopností človeka. Ak na jednej strane váh je na miske popis pracovného miesta, teda “čo bude človek robiť”, tak na druhej strane je vždy príslušná kompetencia, teda “ako to bude robiť”. 

Ideálne je, ak spoločnosť má definovanú mapu alebo maticu kompetencií, ešte ideálnejšie je, ak si ju manažér s personalistom preštuduje a doladí podľa konkrétnej potreby pred každým náborom. Ako? 

V princípe ide o to, že budú aktívne pracovať s popisom pracovného miesta. Tie sú, hlavne vo veľkých firmách, často zastarané. Namiesto reálneho popisu miesta obsahujú desiatky odrážok ničnehovoriaceho korporátneho newspeaku. Takže si treba vľavo napísať, čo bude ten človek v skutočnosti robiť a vpravo, aké vedomosti alebo zručnosti musí mať, aby to zvládol dobre. 

Váha kritérií

Metodiku škálovania váhy kritérií som si osvojila počas perfektného školenia Continuous Improvement Practitioner u jedného z mojich zamestnávateľov. Úspešne sme túto metodiku implementovali najprv v jednej, neskôr vo všetkých divíziách. O čo išlo?

Keď sa zhodneme čo má kandidát vedieť, tak sa treba ešte zamyslieť nad tým, ako dobre má ktorú oblasť ovládať. Na akej má byť úrovni a ako je dôležitá ktorá komptencie v kontexte ostatných komptencií. i

Každej kompetencii na budúcom hodnotiacom hárku sme prisúdili hodnotu 3, 6 alebo 9, teda najmenej dôležitá, dôležitá a nevyhnutná kompetencia. Táto čas práce bola dobrým brainstormingom a priniesla podstatné uvedomenie si, čo je skutočne dôležité a čo nie. 

Otázky? Len pýtať sa nestačí

Keď sme si takto pekne urobili “domáce úlohy”, bolo pomerne jednoduché definovať otázky, ktoré položíme kandidátom. Každá otázka sa stala cielenou a priniesla podstatné odopvede. Správna formulácia otázok je rovnako dôležitá ako dostatok času. 

Počítajte so mnou. Ak pohovor trvá 60 minút, pričom ale strávime 10 minút úvodným naladením a zoznámením sa,  prípadne aj predstavovaním spoločnosti a 10 minút záverečnými otázkami a diskusiou alebo predstavovaním spoločnosti, koľko otázok stihneme položiť kandidátovi tak, aby sa necítil ako na krížovom výsluchu? 

Ak by sme pracovali so 40 minútovým rozpočtom čistého času a kandidátovi chceme dopriať aspoň 2 minúty na 1 odpoveď, tak 20 otázok. Matematicky. Prakticky len 10 – 12. Pretože po každej odpovedi by mala nasledovať nielen naša nadväzujúca otázka, ale aj follow-up, doplňujúca otázka, sumarizácia či iný vstup. 

Ak po pohovore neviete zodpovedať otázku, prečo presne si myslíte, že konkrétny kandidát bude alebo nebude vedieť robiť dobre svoju prácu, tak na pohovor buď potrebujete buď viac času alebo lepšie otázky.

Hodnotenie

Ak sme sa urobili správne prvé tri kroky, tak štvrtý krok by mal byť jednoduchý. Je viac menej technickou záležitosťou, ako pojmeme prípravu hodnotiaceho hárku. Zo skúsenosti odporúčam, že by mal byť na jednu A4, aby sa doň ľahko zapisovalo a mal by mať jednoznačné popisky, aby im každý rozumel.

Len vážený priemer hodnôt však nestačí. Porovnávame totiž nielen kandidátov medzi sebou, ale aj voči benchmarku, teda stredovej rovine, hranice, ktorú stanovíme pred hodnotením ako minimálnu. 

Cena náboru

Prečo sa vlastne máme usilovať o čo najrýchlejší a najlepší výber správneho zamestnanca? Odpoveď je jednoduchá. Cena náboru zahŕňa aj čas tých manažérov, ktorí sa podieľajú na nábore. A keď sa všetky položky sčítajú, nie je to malá suma. 

Ešte vyššia je suma za výber nesprávneho zamestnanca, ktorý odíde z organizácie do roka. Ku položkám “nábor” sa pripočítavajú položky súvisiace so zaškolením a administráciou nástupu a výstupu, ako aj straty spôsobené medziobdobím medzi odchodom starého a príchodom nového zamestnanca. 

Oplatí sa urobiť nábor čo najrýchlejšie a vybrať si správne na prvý krát.


Martina Javůrková pôsobila 15 rokov ako konzultantka a manažérka pre oblasť náboru zamestnancov v regióne EMEA. Dnes vedie spoločnosť Dimensions Consulting Services s.r.o., ktorú založila v roku 2013. Po rokoch práce v medzinárodnom prostredí, dnes spolupracuje s lokálnymi živnostníkmi, rodinnými firmami, malými a strednými podnikmi. Medzi populárne a úspešné služby patria nastavovanie firemných procesov, firemné weby a e-shopy na kľúč, s dôrazom na technickú funkčnosť, bezpečnosť a obchodné ciele firmy; ďalej tvorba a úprava textov na weboch, marketingové stratégie, nastavenie firemných procesov a tvorba dokumentácie v súlade s GDPR.