Pred každými voľbami sa opakuje otázka, s ktorou sa stretáva – a ktorú by sa mal pýtať – každý, kto je zapojený do organizácie volieb: ako správne a v súlade s GDPR, spracúvať osobné údaje členov volebných komisií a kandidátov?

Skúsenosť z praxe ukazuje, že práve v tejto oblasti sa opakovane robia rovnaké chyby – a to aj napriek tomu, že ide o spracúvanie, ktoré je vo veľkej miere priamo upravené zákonom. Nasledujúci text je praktickým sprievodcom, ktorý zhŕňa najčastejšie problémy a odporúčaný postup.

Členovia volebných komisií ako dotknuté osoby

Najčastejším, a zároveň najzávažnejším pochybením, s ktorým sa v tejto oblasti stretávame, je vyžadovanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov, napríklad od členov volebných komisií v súvislosti s výplatou ich odmeny, náhrady mzdy alebo cestovných náhrad.

Nárok člena volebnej komisie na odmenu, náhradu mzdy či cestovné náhrady však nevzniká zo zmluvy ani zo súhlasu, ale priamo zo zákona. V podmienkach volieb do orgánov samosprávnych krajov ide o zákon č. 180/2014 Z. z. o podmienkach výkonu volebného práva, vrátane osobitnej úpravy v § 195a až § 195d pre prípad, keď sa obidva druhy volieb konajú v rovnaký deň a v rovnakom čase (čo je od roku 2022 pravidlom).

Ak orgán plní zákonnú povinnosť, právnym základom podľa GDPR je čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR – plnenie zákonnej povinnosti prevádzkovateľa, nie súhlas dotknutej osoby podľa čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR.

Prečo nežiadať súhlas a čo robiť ak ste ho v minulosti nesprávne žiadali

Súhlas je podľa čl. 7 GDPR kedykoľvek odvolateľný. Ak by ho dotknutá osoba odvolala, nárok na odmenu, ktorý jej vyplýva zo zákona, tým nezanikne, čo znamená, že spracúvanie nikdy nebolo v skutočnosti podmienené súhlasom. Súhlas by nebol slobodne daný v zmysle čl. 4 bod 11 GDPR a ako právny základ je od začiatku nepoužiteľný.

Podľa usmernení Európskeho výboru pre ochranu údajov (EDPB Guidelines 05/2020 k súhlasu) nie je možné právny základ spracúvania spätne nahradiť. Ak sa preukáže, že bol zvolený nesprávny právny základ, nemožno ho jednoducho „preklasifikovať” na súhlas alebo naopak bez toho, aby sa vysporiadalo s tým, čo bolo dotknutým osobám v minulosti komunikované.

Ak orgán zisti, že v minulosti nesprávne žiadal súhlas, ktorý žiadať nemal, tak nejde síce o nezákonné spracúvanie ako také, pretože zákonný právny základ existoval po celý čas, ale ide o nesprávne zdokumentovaný právny základ, ktorý je potrebné opraviť. Oprava spočíva v príprave správne formulovanej informačnej povinnosti, oprave záznamov o spracovateľských činnostiach podľa čl. 30 GDPR, úprave internej smernice alebo pokynov a preškolení zamestnancov, ktorí majú volebnú agendu na starosti.

Ako postupovať správne od začiatku

a) Identifikujte skutočný právny základ podľa účelu

Pri organizácii volieb sa v skutočnosti spracúvajú údaje na viacero rôznych účelov, pričom každý môže mať iný právny základ. Typicky ide napríklad o:

• výplatu odmeny členom komisie, ktorí nemajú nárok na náhradu mzdy,
• refundáciu náhrady mzdy/platu zamestnávateľom členov komisie,
• úhradu stravného a cestovných náhrad,
• registráciu kandidátov a spracúvanie kandidátnych listín.

Pre každý z týchto účelov treba samostatne posúdiť právny základ. Vo väčšine prípadov pôjde o čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR v spojení s konkrétnym ustanovením volebného zákona, nie o zmluvný vzťah (čl. 6 ods. 1 písm. b)) ani o súhlas.

b) Rozsah údajov obmedzte len na to, čo vyžaduje zákon

Dobrým príkladom uplatnenia zásady minimalizácie údajov (čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR) je situácia, keď sú cestovné náhrady paušálne obmedzené na cenu cestovného lístka verejnej dopravy bez ohľadu na skutočne použitý spôsob dopravy. V takom prípade nie je dôvod spracúvať údaje o vozidle ako EČV, spotreba paliva, doklady o tankovaní a iné.

c) Poskytnite riadnu informáciu podľa čl. 13 GDPR – nie žiadosť o súhlas

Namiesto formulára na podpis súhlasu by dotknuté osoby (členovia komisie) mali dostať informáciu o spracúvaní osobných údajov v zmysle čl. 13 GDPR, ktorá zrozumiteľne vysvetľuje na aký účel a na akom právnom základe sa údaje spracúvajú, komu môžu byť údaje poskytnuté (napr. zamestnávateľovi pri refundácii, príp. zverejnenie na webovom sídle podľa volebného zákona) a aké práva dotknutej osobe patria.

Dôležité je upozorniť dotknuté osoby aj na skutočnosť, že sa neuplatňujú všetky „štandardné” práva GDPR. Ak sa spracúvanie zakladá na čl. 6 ods. 1 písm. c), právo na výmaz (čl. 17), na prenosnosť (čl. 20) ani právo namietať (čl. 21) sa spravidla neuplatňujú, naopak, plne sa uplatňujú práva na prístup (čl. 15), opravu (čl. 16), obmedzenie spracúvania (čl. 18) a právo podať sťažnosť dozornému orgánu (čl. 77). Táto diferenciácia by mala byť súčasťou informácie poskytovanej dotknutým osobám, nie len internej analýzy.

Kandidátne listiny a zverejňovanie údajov o kandidátoch

Ďalšou citlivou oblasťou je nakladanie s údajmi osôb, ktoré podali kandidátnu listinu, ale ešte neboli volebnou komisiou zaregistrované ako kandidáti.

V praxi sa opakovane objavujú otázky zo strany médií, vrátane infožiadostí, na zverejnenie zoznamu osôb, ktoré kandidátnu listinu podali. Tu treba rozlišovať, že podanie kandidátnej listiny je len úkonom smerujúcim k registrácii – osoba sa kandidátom stáva až účinnosťou rozhodnutia o registrácii. Kým k registrácii nedôjde, ide o osobný údaj, ktorý nemá byť sprístupňovaný nad rámec zákonom predpokladaného procesu – a to z viacerých dôvodov súčasne:

• zásada obmedzenia účelu (čl. 5 ods. 1 písm. b) GDPR) – údaj bol získaný na účel registrácie, nie na verejnú prezentáciu,
• riziko nepresnosti (čl. 5 ods. 1 písm. d)) – kandidatúra sa do registrácie ešte môže zmeniť alebo nemusí byť schválená,
• povinnosť mlčanlivosti členov volebnej komisie podľa volebného zákona,
• v prípade údajov naznačujúcich politické zmýšľanie ide navyše o osobitnú kategóriu údajov (čl. 9 GDPR), ktorá si vyžaduje zvýšenú opatrnosť.

Praktické odporúčanie je komunikovať – aj s médiami – výlučne o zaregistrovaných kandidátoch, nie o podaných kandidátnych listinách. Je užitočné mať vopred pripravenú štandardizovanú jednotnú odpoveď na infožiadosti aj neformálne mediálne otázky.

Po voľbách. Z kandidáta sa stáva poslanec

Dotknutou osobou, ktorej údaje treba spracúvať uvážlivo a v súlade so zásadou minimalizácie, je ako kandidát pred voľbami, tak aj poslanec po nich. Mení sa len účel, rozsah údajov a právny základ, nie samotná povinnosť orgánu postupovať v súlade s GDPR.

S nadobudnutím poslaneckého mandátu sa mení aj rozsah a účel spracúvania jeho osobných údajov. Kým počas kandidatúry sa spracúvali údaje potrebné na registráciu a priebeh volieb, po zložení poslaneckého sľubu nastupuje úplne nová agenda – výplata odmeny, doručovanie materiálov na rokovanie, evidencia na daňové a odvodové účely. To znamená aj novú informačnú povinnosť, nový – spravidla obsiahlejší – dotazník a nanovo položenú otázku, či je rozsah žiadaných údajov naozaj primeraný účelu.

Rovnaký test, aký sme použili vyššie pri kandidátnych listinách, treba uplatniť aj tu: pri každom políčku dotazníka by mala existovať jasná odpoveď na otázku “na aký presne účel požadovaný údaj slúži”. Typicky obstoja identifikačné údaje (na výplatu odmeny a daňovo-odvodovú evidenciu), adresa a kontakt (na doručovanie materiálov) a ekonomické údaje (číslo účtu, zdravotná poisťovňa). Naopak, otázky bez jasnej väzby na konkrétny účel by sa v dotazníku nemali objaviť bez toho, aby úrad vedel účel doložiť; ak sa nedá, tak správnym riešením je otázky vypustiť.

Osobitnú pozornosť si zaslúži fotografia. Na rozdiel od mena a priezviska, ktoré sú už vecou verejného záznamu z výsledkov volieb (čl. 6 ods. 1 písm. e) GDPR), zverejnenie portrétovej fotografie, napríklad na nástenke úradu alebo na webovom sídle, nie je nevyhnutné na naplnenie žiadneho zákonného účelu. Je to doplnková, reprezentatívna položka. Práve preto je fotografia jediným údajom, pri ktorom je namieste žiadať súhlas (čl. 6 ods. 1 písm. a) GDPR), nie odvolávať sa na zákonnú povinnosť alebo verejný záujem. Súhlas by mal byť formulovaný samostatne od zvyšku dotazníka, inak ide o porušenie požiadavky granularity súhlasu, mal by presne určiť, kde sa fotografia zverejní a na akú dobu, a mal by obsahovať jasné poučenie o práve súhlas kedykoľvek odvolať.

Napokon, so vznikom mandátu sa objavuje aj otázka mlčanlivosti, a to v dvoch odlišných rozmeroch, ktoré sa v praxi ľahko zamenia. 

• Mlčanlivosť zamestnancov úradu, ktorí spracúvajú osobné údaje poslanca na základe dotazníka – tá sa nelíši od bežného poverenia oprávnenej osoby. 
• Mlčanlivosť samotného poslanca vo vzťahu k osobným údajom iných osôb, s ktorými sa stretne pri výkone mandátu,  napríklad pri vybavovaní sťažností a podnetov občanov alebo pri rokovaní komisií zaoberajúcich sa konkrétnou agendou. Poslanec formálne nie je zamestnancom úradu, takže sa naň spravidla nevzťahuje štandardné poverenie oprávnenej osoby. Fakticky však môže mať prístup k rovnako citlivým údajom. Vhodným riešením je zakotviť osobitnú doložku o mlčanlivosti vo vzťahu k osobným údajom priamo do rokovacieho poriadku, internej smernice a do vstupného poučenia pre novozvolených poslancov. 

Praktický postup: najprv kontrola, potom upgrade

FÁZA 1 – Kontrola existujúcej dokumentácie

Než sa pustíte do čokoľvek nového, zistite, na čom vlastne staviate. Prejdite si nasledujúce dokumenty a pri každom si položte konkrétne otázky:

1. Skontrolovať Záznamy o spracovateľských činnostiach (čl. 30 GDPR)

• Sú v zázname samostatne uvedené účely odmena/ náhrada mzdy/ cestovné náhrady/registrácia kandidátov, alebo je všetko zlepené do jedného riadku “voľby”?
• Zodpovedá uvedený právny základ pri každom účele skutočnosti (čl. 6 ods. 1 písm. c), nie súhlas)?
• Ak nezodpovedá, tak opraviť záznam tak, aby odrážal správny, od začiatku platný právny základ (nie vytvoriť nový záznam od dátumu zistenia).

2. Podpísané súhlasy členov komisie (ak existujú, z minulých volieb)

• Boli súhlasy žiadané na spracúvanie, ktoré je v skutočnosti zákonnou povinnosťou (odmena, náhrady)?
• Ak áno, tak ide o nesprávne zdokumentovaný právny základ; súhlasy netreba “rušiť” smerom k dotknutým osobám , ale treba ich vyradiť ako právny titul zo záznamov a nahradiť informačnou povinnosťou do budúcna.

3. Informácia o spracúvaní osobných údajov (čl. 13 GDPR) pre členov komisie

• Existuje, alebo sa doteraz namiesto nej používal formulár súhlasu?
• Skontrolovať, či informačná povinnosť obsahuje rozlíšenie práv, ktoré sa aplikujú ((čl. 15, 16, 18, 77) a tých, ktoré nie (čl. 17, 20, 21 nie), alebo je to všeobecná kopírovaná a neprehľadná šablóna?
• Ak je to potrebné, tak informačnú povinnosť prepracovať.

4. Poučenie členov komisie o mlčanlivosti

• Existuje písomné poučenie, alebo sa mlčanlivosť len predpokladá?
• Ak chýba, tak doplniť ako samostatný dokument na podpis členom komisie.

5. Komunikačné vzory pre infožiadosti a médiá (kandidátne listiny)

• Skontrolovať, či má úrad pripravenú jednotnú odpoveď alebo sa na každú žiadosť odpovedá ad hoc?
• Ak chýba, tak pripraviť štandardizovanú odpoveď vopred.

6. Poslanecký dotazník (pre novozvolených, vrátane znovuzvolených poslancov)

• Skontrolovať pole po poli: má každé políčko doložený konkrétny účel a právny základ (test “na čo presne to slúži”)?
• Skontrolovať, či  je súhlas na fotografiu oddelený od zvyšku dotazníka ako samostatný, granulárny súhlas?
• Vypustiť políčka bez doloženého účelu; oddeliť súhlas na fotografiu do samostatného formulára s poučením o odvolateľnosti.

7. Rokovací poriadok / interná smernica zastupiteľstva

• Obsahuje doložku o mlčanlivosti individuálneho poslanca vo vzťahu k osobným údajom iných osôb?
• Ak chýba, tak doplniť pri najbližšej novelizácii, prípadne ako samostatnú prílohu.

FÁZA 2 – Aktualizácia dokumentácie

Po dokončení kontroly nasleduje príprava a finálnej dokumentácie:

1. Jasne určená a komunikovaná osoba (DPO/ zodpovedná osoba), s ktorou sa priamo, bez sprostredkovania komunikácie cez tretiu osobu, konzultujú otázky právneho základu a súladu s GDPR.
2. Aktualizovaný záznam o spracovateľských činnostiach so správne rozlíšenými účelmi a právnymi základmi.
3. Štandardizovaná odpoveď na infožiadosti o podaných vs. zaregistrovaných kandidatúrach, prípadne ďalším často kladeným otázkam, ktoré dostávate.

Pre členov komisií 

1. Informácie o spracúvaní osobných údajov členov volebnej komisie 
2. Poučenie o mlčanlivosti (podpisuje sa)

Pre zvolených poslancov

1. Prepracovaný poslanecký dotazník bez otázok bez doloženého účelu
2. Informačná povinnosť pre poslancov ako dotknuté osoby
3. Samostatný súhlas na zverejnenie fotografie poslanca, s dobou platnosti a poučením o možnosti odvolania
4. Doložka o mlčanlivosti poslanca v rokovacom poriadku, internej smernici a poučení

---

---

Tento článok má informatívny charakter a nenahrádza individuálne právne poradenstvo. Konkrétny postup je vždy potrebné posúdiť s ohľadom na okolnosti konkrétneho orgánu a aktuálne znenie relevantných predpisov.