Materiály predkladané na rokovanie mestského/obecného zastupiteľstva bývajú spravidla verejné. Zverejňujú sa na webovom sídle obce alebo mesta, alebo na úradnej tabuli, spravidla vopred, ale aj po rokovaní a sú súčasťou zápisnice. To je zo svojej podstaty žiadúce, keďže ide o transparentnosť výkonu verejnej moci. Rovnako však platí, že aj na tento účel zverejňované materiály musia rešpektovať zásady spracúvania osobných údajov, predovšetkým zásadu minimalizácie podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR: osobné údaje musia byť primerané, relevantné a obmedzené na rozsah nevyhnutný na daný účel, ako aj nevyhnutný čas. 

Transparentnosť výkonu verejnej moci a zásada minimalizácie podľa GDPR sa môžu dostať do kolízie.

Prípadová štúdia: Správa o prebiehajúcich súdnych sporoch

Na program rokovanie mestského zastupiteľstva v meste A. bola predložená informatívna správa o súdnych sporoch, v ktorých je mesto účastníkom. Správa obsahovala dva prípady:

1. Pracovnoprávny spor – bývalá zamestnankyňa mestského úradu namieta neplatnosť skončenia pracovného pomeru. V správe je označená iba iniciálami.

2. Správny súdny spor – poslanec mestského zastupiteľstva ako žiadateľ podľa podľa zákona č. 211/2000 Z. z. o slobodnom prístupe k informáciám, žiadal sprístupnenie informácií (projektovej dokumentácie), čomu mesto ako povinná osoba sčasti nevyhovelo a vec sa dostala pred súd. V správe je uvedený celým menom a titulom.

Z hľadiska ochrany osobných údajov je zaujímavý rozdiel v spôsobe, akým sú v tom istom dokumente identifikované obe dotknuté osoby.

Kedy by rozdielne zaobchádzanie bolo relevantné

Samotná skutočnosť, že mesto v jednom prípade použilo iniciály a v druhom celé meno, nie je automaticky porušením GDPR. Rozdielne zaobchádzanie môže byť odôvodnené, ak existuje vecný dôvod. Problém nastáva vtedy, keď taký dôvod chýba alebo nie je preukázateľný, a rozdiel v identifikácii je len dôsledkom toho, kým dotknutá osoba je (v tomto prípade poslanec), nie toho, čo si účel spracúvania skutočne vyžaduje.

Účel predloženia správy zastupiteľstvu je informovať poslancov o právnych rizikách a záväzkoch mesta, aby mohli plniť svoju kontrolnú a rozpočtovú funkciu. Na naplnenie tohto účelu potrebujú poslanci vedieť:

• o aký typ sporu ide,
• v akej je fáze,
• aké je potenciálne riziko (finančné, reputačné) pre mesto.

Pri informovaní o pracovnoprávnom spore mesto samo vyhodnotilo, že nie – postačujú iniciály. Pri druhom spore identickú logiku neuplatnilo.

Argumenty v prospech záveru, že ide o neprimerané spracúvanie

• Nekonzistentnosť v tom istom dokumente je silný indikátor. Ak mesto vie a bežne aplikuje anonymizáciu na úroveň iniciál, absencia rovnakého postupu pri druhej osobe si vyžaduje osobitné odôvodnenie – v samotnej správe takéto odôvodnenie chýba.
• Postavenie poslanca ako verejného funkcionára neruší jeho postavenie dotknutej osoby. GDPR sa vzťahuje na fyzické osoby bez ohľadu na ich funkciu. Znížená miera ochrany súkromia verejných funkcionárov sa spravidla viaže na výkon ich verejnej funkcie (hlasovanie, rozhodovanie, odmeňovanie) – nie automaticky na každý súkromnoprávny alebo správny úkon, ktorý ako fyzická osoba urobia mimo tejto funkcie. V tomto prípade poslanec nepodal žiadosť o informácie ako poslanec vykonávajúci mandát, ale ako žiadateľ podľa zákona č. 211/2000 Z. z., teda v postavení, ktoré môže zaujať ktokoľvek. Z hľadiska GDPR ide teda o rovnakú kategóriu úkonu, akú urobila aj bývalá zamestnankyňa vo svojom spore.
• Účel informovať o súdnych sporoch je dosiahnuteľný aj bez celého mena. Na to, aby poslanci vedeli vyhodnotiť právne riziko sporu o nesprístupnenie projektovej dokumentácie, nepotrebujú poznať konkrétnu totožnosť žiadateľa – rovnako, ako ju nepotrebovali poznať pri pracovnoprávnom spore.
• Materiál je verejný. Ak je správa súčasťou verejne zverejňovaných materiálov zastupiteľstva (na webovom sídle, v zápisnici), rozsah zverejnenia ďaleko presahuje okruh príjemcov, ktorí informáciu skutočne potrebujú (poslancov na účely hlasovania/kontroly), a približuje sa k neobmedzenému zverejneniu.

Argumenty, ktoré by mohli identifikáciu odôvodniť, a prečo v tomto prípade neobstoja bez ďalšieho

Existujú situácie, kedy by uvedenie celého mena poslanca v podobnom dokumente bolo legitímne, napríklad ak:

• ide o konflikt záujmov, ktorý je pre výkon mandátu poslanca relevantný (napr. ak by mal ako poslanec hlasovať alebo rozhodovať o veci súvisiacej s predmetom sporu),
• identita je už všeobecne známa inak (napr. z vlastnej verejnej komunikácie poslanca, medializácie), takže dodatočné zverejnenie v správe nepridáva nový zásah do súkromia.

Ak by však v posudzovanom prípade šlo skutočne o potrebné upozornenie na možný konflikt záujmov, dokument by to mal explicitne uvádzať (napr. „poslanec sa vzhľadom na osobný záujem k veci zdrží hlasovania o tomto bode programu”). Bez takého odôvodnenia pôsobí rozdielne zaobchádzanie skôr ako dôsledok nesprávnej praxe než premysleného rozhodnutia.

Predbežný záver

Na základe dostupných informácií je opodstatnené považovať uvedenie celého mena poslanca v tomto kontexte za spracúvanie nad rámec toho, čo je nevyhnutné na naplnenie deklarovaného účelu – teda za možné porušenie zásady minimalizácie údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR. Kľúčovým argumentom nie je to, že poslanec je verejný funkcionár, to samo osebe rozsah spracúvania nerozširuje, ale to, že mesto v tom istom dokumente preukázalo, že vie dosiahnuť ten istý účel s menším rozsahom údajov – a pri druhej osobe túto možnosť bez zjavného dôvodu nevyužilo.

Ide o typický príklad, kde chyba nespočíva v tom, že by bol niekto úmyselne poškodený, ale v absencii systematického, vopred nastaveného pravidla pre to, ako sa majú osoby v takýchto správach identifikovať. To vedie k nekonzistentnej a ťažko obhájiteľnej praxi.

Ďalšie príklady

Prípad mesta A.  nie je izolovaný a nie je ani najhorším ani najlepším príkladom, aký sa dá nájsť. Užitočné je porovnať ho s praxou iných miest – jednak s aktuálnou (mesto B., správa o súdnych sporoch k 19. 6. 2026), jednak s praxou spred účinnosti GDPR (mesto C., materiál z apríla 2016).

Mesto B. (2026)

Aktuálny prehľad súdnych sporov mesta B. obsahuje niekoľko desiatok konaní, v ktorých je mesto na strane žalobcu aj žalovaného. Na rozdiel od mesta A. je tu identifikácia fyzických osôb vykonaná konzistentne – vo všetkých prípadoch (bez výnimky) je fyzická osoba označená iba iniciálami mena a priezviska, napr. „E. Ď.”, „M. K. a spol.”, „Ing. M. Č.”, „MUDr. A. Č. a spol.”. Zaujímavosťou je, že mesto pri tom ponecháva akademické/profesijné tituly (Ing., Mgr., JUDr., MUDr., Bc., PhD.) – z hľadiska minimalizácie je to drobný kompromis (titul v spojení s iniciálami môže byť v menšej komunite stále dostatočný na identifikáciu), ale ide o výrazne opatrnejší prístup než uvádzanie celého mena. Právnické osoby (s.r.o.) sú síce v zásade uvádzané celým názvom, keďže obchodné meno právnickej osoby spravidla nie je osobným údajom – no všimnúť si možno, že tam, kde obchodné meno zjavne obsahuje meno fyzickej osoby (napr. jednoosobové s.r.o. pomenované po majiteľovi), aj tento názov mesto anonymizuje na iniciálu. To svedčí o premyslenom, nie náhodnom nastavení pravidla.

Záver: Posudzovaná prax je príkladom toho, ako sa dá požiadavka na informovanie zastupiteľstva naplniť pri súčasnom dôslednom dodržaní zásady minimalizácie údajov – bez ohľadu na to, či ide o bežného občana, podnikateľa, alebo (v iných prípadoch) aj poslanca.

Mesto C. (2016)

Ešte pozoruhodnejšie je porovnanie s materiálom, ktorý predložilo mesto C. mestskému zastupiteľstvu v apríli 2016 – teda pred nadobudnutím účinnosti GDPR (25. máj 2018). Napriek tomu, že v tom čase platila len staršia právna úprava (zákon č. 122/2013 Z. z., vychádzajúci zo smernice 95/46/ES), zoznam súdnych sporov tohto mesta v drvivej väčšine riadkov neobsahuje žiadnu identifikáciu fyzickej osoby vôbec – ani menom, ani iniciálami. Riadky obsahujú len spisovú značku, predmet sporu a žalovanú sumu (napr. „46/04 – o zaplatenie – 35.615,08 Eur”). Celé meno fyzickej osoby sa v dokumente objavuje len ojedinele, a to spravidla tam, kde to bolo procesne nevyhnutné (napríklad pri osobe, o ktorej ustanovenie za opatrovníka mesto žiadalo súd). Právnické osoby a orgány verejnej moci sú, prirodzene, uvádzané celým názvom.

Záver: ide o pozoruhodné zistenie – úroveň minimalizácie údajov v materiáli spred takmer desiatich rokov (a spred GDPR) bola v mnohých ohľadoch vyššia, než akú vidno v niektorých súčasných materiáloch. To potvrdzuje dôležitý bod: zásada minimalizácie údajov nie je vynálezom GDPR z roku 2018, ale v obdobnej podobe existovala už predtým, a niektoré samosprávy ju v praxi zvládali uplatňovať dôsledne aj bez toho, aby na to potrebovali nový právny predpis.

Čo z porovnania vyplýva

Porovnanie ukazuje, že problém pri meste A. nie je v tom, že by šlo o právne alebo technicky náročnú požiadavku – ide o otázku, či má samospráva zavedené a dôsledne dodržiavané vnútorné organizačné pravidlá pre spracúvanie takýchto materiálov. Tam, kde pravidlo existuje (mestá B. a C.) je výsledok konzistentný bez ohľadu na to, kto je druhou stranou sporu. Tam, kde pravidlo chýba alebo sa uplatňuje nedôsledne, vzniká presne ten typ rozdielneho zaobchádzania, ktorý je pri meste A. sporný.

Predkladný materiál v meste A. je uzatvorený štandardnou vetou: „Finančná správa: Táto správa nemá vplyv na rozpočet mesta.” Táto formulácia je logická – ide o informatívnu správu, jej samotné predloženie zastupiteľstvu skutočne nezakladá žiadny výdavok. Zaujímavé však je, že v materiáli chýba obdobná doložka k ochrane osobných údajov. 

Mesto má zjavne zavedený postup, ktorý ho núti pri každom materiáli vyhodnotiť a deklarovať dopad na rozpočet – no analogický, rovnako automatický krok pre dopad na dotknuté osoby v ňom chýba, hoci materiál reálne obsahuje a zverejňuje ich osobné údaje. Ak by takáto doložka existovala ako štandardná súčasť šablóny (napr. „Ochrana osobných údajov: fyzické osoby sú v správe identifikované v rozsahu zodpovedajúcom zásade minimalizácie údajov podľa čl. 5 ods. 1 písm. c) GDPR”), pravdepodobne by sama osebe vynútila konzistentnejší prístup – autor materiálu by si musel pred odoslaním položiť otázku, ktorú si teraz zjavne nepoložil.

Stojí za to všimnúť si aj to, že hoci samotná správa o rozpočet mesta skutočne neuvádza, spory, ktoré opisuje, veľmi pravdepodobne áno – v prehľadoch podobného typu z miest B. a C.  figurujú spory o konkrétne sumy –  náhrady škody, vydanie bezdôvodného obohatenia či trovy konania. Formulácia „správa nemá vplyv na rozpočet” je správna len technicky.

Zhrnutie

Minimalizácia údajov nie je len abstraktná zásada, ale dá sa overiť veľmi konkrétne – porovnaním, ako orgán zaobchádza s porovnateľnými situáciami v tom istom dokumente, prípadne porovnaním praxe viacerých samospráv navzájom. Ak jedna osoba je anonymizovaná a druhá nie, bez toho, aby na to existoval vecný dôvod súvisiaci s účelom spracúvania – informovanie o súdnych sporoch, ide o signál, že rozsah spracúvaných údajov nebol nastavený posúdený a nastavený správne. Porovnanie s mestami, kde v obdobných dokumentoch prevádzkovateľ dbal na dôslednú anonymizáciu, dokonca už pred desiatimi rokmi a v zoznamoch zásadne rozsiahlejších než dva spory v meste A., navyše ukazuje, že ide o dlhodobo dostupný a bez dodatočných nákladov realizovateľný štandard – nie o novú alebo neprimerane náročnú požiadavku GDPR.

Praktické odporúčania pre samosprávy

1. Stanovte si vopred jednotné pravidlo identifikácie osôb v materiáloch predkladaných orgánom obce – napríklad štandardne iniciály alebo funkčné označenie (napr. „bývalý zamestnanec”, „žiadateľ podľa zákona č. 211/2000 Z. z.”), s výnimkou odôvodnených prípadov.
2. Ak sa od štandardu odchyľujete, odôvodnenie uveďte priamo v dokumente. Ak je dôvodom napríklad konflikt záujmov relevantný pre hlasovanie zastupiteľstva, uveďte to explicitne – odôvodnenie robí rozdielne zaobchádzanie legitímnym a preskúmateľným.
3. Rozlišujte medzi tým, čo osoba robí vo verejnej funkcii, a tým, čo robí ako súkromná osoba. Status poslanca, primátora či zamestnanca sám osebe nie je dôvodom na nižšiu úroveň ochrany osobných údajov mimo výkonu tejto funkcie.
4. Pamätajte, že materiály zastupiteľstva sa zverejňujú. Rozsah údajov v podklade by mal zodpovedať tomu, že adresátom nie sú len poslanci, ale potenciálne ktokoľvek, kto si zápisnicu alebo materiály pozrie na webovom sídle obce.
5. Zaveďte túto zásadu ako súčasť internej metodiky či smernice pre predkladanie správ, aby nezáležalo na individuálnom uvážení spracovateľa materiálu v danej chvíli.

---

Tento článok má informatívny charakter, vychádza z verejne dostupných materiálov mestských zastupiteľstva a nenahrádza individuálne právne posúdenie konkrétneho prípadu.